Gegevens gebruiken, doorgeven en refereren in je proces.

Wat zijn tags in Orchestra?

Tags zijn verwijzingen naar data die binnen een proces gebruikt kan worden.
Een tag kan:

  • data bevatten (bijvoorbeeld invoer uit een formulier)
  • of een referentie zijn naar data die elders wordt beheerd
    (zoals in Dossier of een extern systeem)

Tags zorgen ervoor dat processtappen met elkaar kunnen samenwerken zonder dat data steeds opnieuw hoeft te worden vastgelegd.

Een tag invoegen

Op verschillende plekken in Orchestra kun je tags invoegen in tekst, bijvoorbeeld in:

  • de inhoud van e-mails
  • de titel van e-mails
  • de omschrijving van een taak
  • andere tekstvelden die dynamische inhoud ondersteunen

Er zijn meerdere manieren om dit te doen.

Tags invoegen via het toetsenbord

In tekstvelden kun je een tag invoegen door ]] te typen.

  • zodra je ]] typt, opent het tag-selectiescherm
  • je kiest de gewenste tag
  • de tag wordt direct in de tekst geplaatst

Dit is de snelste manier om tijdens het schrijven tags toe te voegen.

Tags invoegen via de editor

De rich text editor (bijvoorbeeld bij e-mails of taakomschrijvingen) heeft ook een knop in de menubalk om een tag in te voegen.

  • klik op de tag-knop
  • het tag-selectiescherm opent
  • selecteer de gewenste tag

Deze methode is handig als je liever via de interface werkt.

Een bestaande tag wijzigen

Als er al een tag in de tekst staat, kun je deze eenvoudig aanpassen:

  • klik op de bestaande tag
  • het tag-selectiescherm opent opnieuw
  • kies een andere tag

De geselecteerde tag wordt direct vervangen, zonder dat je de tekst hoeft aan te passen.

Verplichte tags in velden

In sommige velden is een tag verplicht.

  • deze velden bevatten standaard een tag met het label ???
  • dit geeft aan dat de tag nog niet is gekozen
  • klik op ??? om het tag-selectiescherm te openen
  • selecteer de gewenste tag

Zolang ??? zichtbaar is, is het veld nog niet correct ingevuld.

De popup waarmee je een tag kan selecteren in Orchestra

Soorten tags in Orchestra

Orchestra maakt onderscheid tussen verschillende typen tags, herkenbaar aan hun kleur en herkomst.

Procestags (blauw)

Procestags ontstaan door gegevens die van buiten het proces binnenkomen.

Voorbeelden:

  • formulierinvoer
  • output van blokje in het proces

Kenmerken:

  • ontstaan automatisch
  • zijn read-only
  • kunnen niet worden overschreven
  • bestaan alleen binnen de procesinstantie

Datalake tags (geel)

Datalake tags zijn referenties naar data in Dossier of een extern systeem.

Kenmerken:

  • verwijzen naar bestaande data
  • data wordt niet gekopieerd
  • waarde kan wijzigen buiten het proces om
  • kan wel een nieuwe waarde krijgen (door schrijven naar het datalake)

Belangrijk:

  • als een formulier gekoppeld is aan Dossier, levert dit datalake tags op
    en geen procestags

Variabele tags (groen)

Variabele tags zijn de enige tags die je expliciet in het proces zelf aanmaakt.

Ze worden gebruikt om:

  • data af te leiden
  • waarden te normaliseren
  • tijdelijke proceslogica te ondersteunen

Variabele tags kunnen worden aangemaakt door:

  • omzettingstabellen
  • scripts
  • andere logische blokken

Kenmerken:

  • kunnen een nieuwe waarde krijgen
  • bestaan alleen binnen de procesinstantie
  • worden bewust en beperkt gebruikt

Vaste tags (blauw)

Vaste tags zijn systeemtags die hun waarde automatisch genereren op het moment dat ze worden gebruikt. Ze verwijzen niet naar opgeslagen data en bevatten ook geen blijvende waarde.

Voorbeelden van vaste tags:

  • huidige dag
  • huidige staging-omgeving
  • e-mail van de uitvoerdere
  • naam van de procesinstantie

De tag verwijzen naar gegevens die altijd in het proces of systeem aanwezig zijn.

Kenmerken:

  • de waarde wordt dynamisch bepaald bij gebruik
  • de tag bevat geen vooraf opgeslagen data
  • de waarde kan per gebruik verschillen
  • vaste tags zijn read-only
  • ze kunnen niet worden overschreven

Waar worden tags gebruikt?

Tags kunnen in vrijwel alle blokken worden gebruikt, waaronder:

Tags functioneren daarbij als datadragers of referenties, niet als logica op zichzelf.

Beveiliging en AVG

Bij het aanmaken van een variabele tag stel je expliciet in:

  • beveiligingsniveau
  • AVG-niveau

Voor tags die voortkomen uit:

  • formulieren
  • API-calls

worden deze instellingen daar vastgelegd, niet in het proces zelf.

Dit zorgt voor:

  • consistente classificatie
  • herbruikbare datadefinities
  • minder kans op fouten