Versturen e-mail
Een e-mail versturen als onderdeel van een proces
Wat doet het e-mailblok?
Met het e-mail versturen-blok stuur je een e-mail vanuit een proces.
Dit gebruik je om:
- iemand te informeren
- een actie aan te kondigen
- een bevestiging of melding te versturen
Het proces wacht niet op reactie.
Zodra de e-mail is verstuurd, gaat het proces automatisch verder.
Wanneer gebruik je dit blok?
Gebruik het e-mailblok wanneer:
- iemand op de hoogte moet worden gebracht
- externe partijen betrokken zijn
- je expliciet wilt vastleggen dat er is gecommuniceerd
Gebruik het niet wanneer:
- je een reactie of akkoord nodig hebt
gebruik dan een handmatige taak
De e-mail als processtap
Het e-mailblok is een volwaardige processtap:
- zichtbaar in het procesverloop
- zichtbaar in de audit trail
- herhaalbaar bij opnieuw doorlopen van het proces
Elke keer dat het proces dit blok passeert, wordt de e-mail opnieuw verstuurd.
Titel en inhoud van de e-mail
De titel van het e-mailblok is het onderwerp van de e-mail die wordt verstuurd.
Dit onderwerp is zichtbaar voor de ontvanger en moet in één oogopslag duidelijk maken waar de e-mail over gaat.
In de titel van de e-mail kun je tags gebruiken om de boodschap dynamisch te maken. Deze tags worden tijdens het proces gevuld met actuele gegevens uit het datalake, zoals formulierwaarden, dossiergegevens of andere procesdata.
Voorbeelden van onderwerpen
- Bevestiging van uw aanvraag {{referentienummer}}
- Aanvraag onvolledig – aanvullende informatie nodig
- Nieuwe aanvraag ontvangen van {{klantnaam}}
Inhoud van de e-mail
De inhoud van de e-mail wordt in het proces zelf geschreven, niet in het template.
Kenmerken:
- je schrijft de tekst direct in het e-mailblok
- je kunt tags gebruiken voor dynamische inhoud
- de tekst is volledig proces-specifiek
Voorbeelden van dynamische inhoud:
- naam van de aanvrager
- referentienummer
- status of datum
Houd de inhoud kort en to-the-point: het is een notificatie.
Ontvanger bepalen
Net als bij handmatige taken bepaal je naar wie de e-mail wordt gestuurd. Dit kan via:
Gebruiker
Een gebruiker die bekend is in het systeem.
E-mailadres
Een vast e-mailadres, bijvoorbeeld een externe partij of gedeelde mailbox.
Tag van type e-mailadres
Een dynamisch e-mailadres dat tijdens het proces wordt bepaald
E-mailinstellingen
Via e-mailinstellingen kun je aanvullende gegevens meegeven aan de e-mail, bijvoorbeeld:
- context voor het template
- extra parameters voor verzending
Deze instellingen zijn optioneel en procesafhankelijk.
Foutafhandeling
Als het versturen van de e-mail mislukt:
- wordt er een fout gemeld in Murphy
- het proces gaat verder
- de fout is zichtbaar voor analyse en opvolging
Dit past bij het karakter van het e-mailblok als notificatie.
E-mail en verantwoording
Het e-mailblok legt vast dat er een e-mail is verstuurd, niet dat deze is gelezen.
Wil je:
- bevestiging van lezen
- akkoord
- expliciete actie
Gebruik dan een handmatige taak in plaats van een e-mail.
Best practices
- Plaats het e-mailblok zo dicht mogelijk bij de aanleiding
- Eén e-mail = één boodschap
- Houd de tekst kort en duidelijk
- Gebruik tags voor persoonlijke context
- Verwacht nooit actie op een e-mail alleen