Handmatige taak
Werk laten uitvoeren door een persoon
Wanneer gebruik je een handmatige taak?
Een handmatige taak is een werkopdracht voor een persoon.
Het proces pauzeert en gaat pas verder nadat de taak expliciet is afgerond.
Gebruik een handmatige taak als:
- iemand expliciet akkoord moet geven
- controle of beoordeling nodig is
- verantwoordelijkheid vastgelegd moet worden
- je achteraf wilt kunnen zien wie iets heeft gedaan
Gebruik liever meerdere kleine taken dan één grote:
- duidelijkere verantwoording
- betere audit trail
- minder kans dat taken “blijven hangen”
Wat doet een handmatige taak niet?
Belangrijk om te weten:
- een handmatige taak heeft geen resultaat
- er wordt geen output opgeslagen in het datalake
- de taak beïnvloedt het proces alleen door:
- wel of niet afgerond zijn
Als je gegevens wilt vastleggen of beslissingen wilt sturen, gebruik je:
- een formulier
- een automatische taak
- of een gateway na afloop
De taakomschrijving
De taakomschrijving is wat de uitvoerder ziet.
Deze moet altijd duidelijk maken:
- wat er verwacht wordt
- waarom deze taak nodig is
- wanneer de taak afgerond mag worden
Schrijf de taak zo dat hij zelfstandig uitgevoerd kan worden, zonder extra uitleg. Zorg dat ook alle gegevens die nodig zijn voor het uitvoeren van de taak er in staan. Gebruik hiervoor eventueel tags.
Toewijzing van de taak
Elke handmatige taak moet worden toegewezen. Orchestra ondersteunt drie manieren:
Gebruiker uit Sentinel
De taak wordt toegewezen aan een specifieke gebruiker die bekend is in Sentinel.
E-mailadres
De taak wordt toegewezen aan een vast e-mailadres, bijvoorbeeld:
- een externe partij
- een gedeelde mailbox
Tag van type e-mailadres
De taak wordt toegewezen op basis van een tag die een e-mailadres bevat.
Dit maakt de toewijzing dynamisch, afhankelijk van het procesverloop.
Afronden van de taak
Een handmatige taak:
- moet altijd handmatig worden afgerond
- kan niet automatisch worden voltooid
- zorgt pas na afronden voor vervolg van het proces
Het proces komt alleen opnieuw bij dezelfde taak als:
- het proces daar expliciet opnieuw langs wordt geleid (bijv. via een lus)
E-mail notificaties
Per handmatige taak kun je instellen of er een e-mail wordt verstuurd.
- notificatie is optioneel
- aanvullende instellingen zijn per taak instelbaar
Dit is vooral nuttig bij:
- externe uitvoerders
- taken met langere doorlooptijd
- situaties waar snelle opvolging belangrijk is
Prioriteit
Je kunt een prioriteit instellen (bijv. laag, middel, hoog).
Dit helpt uitvoerders bij het inschatten van urgentie, maar verandert niets aan het procesgedrag.
Handmatige taken en audit trail
Handmatige taken spelen een belangrijke rol in de audit trail in StatusQuo:
- zichtbaar wie de taak uitvoerde
- zichtbaar wanneer deze is afgerond
- duidelijk welke stap menselijke actie vereiste
Daarom is het belangrijk dat taken:
- niet te groot zijn
- niet vaag geformuleerd zijn
- niet halverwege blijven hangen
Best practices
- Maak taken klein en afgebakend
- Gebruik duidelijke, actieverichte teksten
- Laat elke taak één verantwoordelijkheid hebben
- Denk vanuit verantwoording, niet vanuit gemak
- Test het proces alsof jij zelf de uitvoerder bent