Procesinzicht & monitoring (StatusQuo)
Inzicht in voortgang, status en uitzonderingen
StatusQuo geeft inzicht in lopende en afgeronde procesinstanties. Je gebruikt StatusQuo om te volgen waar processen zich bevinden, wat de laatste activiteit was en om in te grijpen wanneer een proces vastloopt of moet worden gestopt.
- Voor managers is StatusQuo een dagelijkse werkplek.
- Voor beheerders is het vooral een hulpmiddel bij incidenten.
Wat zie je in StatusQuo?
StatusQuo toont individuele procesinstanties. Elke rij en elke detailpagina hoort bij één concrete doorloop van een proces.
Procesdefinities zelf worden beheerd in Orchestra en zijn hier niet zichtbaar.
Een procesinstantie heeft altijd een unieke naam. Die naam bevat meestal herkenbare gegevens, zoals een e-mailadres, klantnaam of bestelnummer, zodat parallelle processen goed uit elkaar te houden zijn.
Overzichten en navigatie
Aan de linkerzijde vind je verschillende doorsnedes van dezelfde lijst met procesinstanties.
Openstaand
Alle processen waarvan op dit moment nog een stap actief is.
Historie
Alle processen die volledig zijn afgerond.
Fout gegaan
Processen die tijdens de uitvoering zijn gestopt omdat een stap niet succesvol kon worden afgerond.
Geannuleerd
Processen die handmatig vanuit StatusQuo zijn afgebroken.
Alle statussen
Een volledig overzicht van alle procesinstanties, ongeacht hun status.
Een proces kan tijdens zijn levensduur van overzicht wisselen, afhankelijk van de actuele status.
Overzicht van processen
In alle overzichten zie je dezelfde kolommen:
Proces
De naam van de procesinstantie.
Taak
De op dit moment actieve taak binnen deze procesinstantie.
Meest recente gebeurtenis
Datum en tijd waarop er voor het laatst iets in dit proces is gebeurd.
De lijst is vast gesorteerd: processen met de meest recente activiteit staan bovenaan.
Zoeken en filteren
Je kunt processen zoeken en filteren op:
- naam van het proces
- naam van de procesinstantie
- periode waarin het proces actief was
- type proces (procesdefinitie)
Zoeken en filteren wordt vooral gebruikt voor dagelijks overzicht, niet alleen voor audits achteraf.
Audit trail van een proces
Wanneer je een proces opent, zie je de audit trail. Dit is een chronologisch overzicht van alle stappen die het proces heeft doorlopen.
Elke kaart in de audit trail stelt één processtap voor. Dit kan zijn:
- een gebruikerstaak
- een geautomatiseerde stap
- een beslisstap
- …
Parallelle stappen worden ook chronologisch weergegeven.
De audit trail is altijd volledig en niet ingekort.
Iconen en acties in de audit trail
Bij sommige stappen zie je een icoon. Dit geeft aan dat er een actie mogelijk is.
Taak-icoon
De stap is een taak. Klikken opent de taak in Interact.
Fout-icoon
De stap is fout gegaan. Klikken opent de foutweergave in Murphy.
Herstel-icoon
De stap is fout gegaan, maar kan opnieuw worden uitgevoerd. Klikken voert de stap opnieuw uit met dezelfde gegevens.
Acties op een proces
De volgende acties zijn altijd beschikbaar:
Bekijk proces
Opent de procesweergave in Orchestra.
Proces afbreken
Breekt het proces definitief af.
Het proces kan hierna niet opnieuw worden gestart.
Deze actie wordt vastgelegd als stap in de audit trail.
Alle acties in StatusQuo zijn voor iedereen beschikbaar.
Fouten en herstel
Een fout betekent niet altijd dat een proces definitief stopt.
In veel gevallen kan:
- een foutieve stap handmatig opnieuw worden uitgevoerd
- het proces daarna verdergaan alsof er geen onderbreking was
Dit gebeurt vaak bij koppelingen met externe systemen die tijdelijk niet beschikbaar waren.
Technische foutdetails zijn zichtbaar in Murphy en zijn vooral bedoeld voor beheerders en developers.
Wat StatusQuo niet is
StatusQuo is bedoeld voor monitoring en ingrijpen, niet voor uitvoering of inhoudelijke bewerking.
Je gebruikt StatusQuo niet voor:
- het uitvoeren van taken
- het aanpassen van data
- het wijzigen van proceslogica
Deze acties horen respectievelijk thuis in Interact, Dossier en Orchestra.
Belangrijk om te weten
- Annuleren van een proces is definitief en kan niet ongedaan worden gemaakt
- Herstarten van een stap kan effect hebben op externe systemen
- Welke stappen in de audit trail verschijnen, hangt af van het ontwerp van het proces