Processen ontwerpen in Orchestra
De Orchestra Process Modeler is de visuele omgeving waarin je processen tekent en configureert.
Een proces beschrijft wat er gebeurt, in welke volgorde, en wie of wat een stap uitvoert.
Je gebruikt de modeler om:
- nieuwe processen te ontwerpen
- bestaande processen aan te passen
- samen met collega’s processen te bespreken en verbeteren
Het tekenen gebeurt visueel; de technische uitvoering volgt automatisch uit wat je tekent en instelt.
Zo is de modeler opgebouwd
Canvas (het tekenvlak)
Het canvas is het centrale werkvlak:
- hier teken je het proces
- je ziet direct de volgorde en samenhang van stappen
- elke wijziging is visueel zichtbaar
Het canvas helpt vooral om het proces logisch te laten kloppen, niet alleen technisch.
Toolbox (onder)
De toolbox bevat alle bouwstenen waarmee je een proces opzet:
- start- en eindpunten
- taken
- beslissingen (gateways)
- automatische stappen
- AI-stappen
- koppelingen naar formulieren of externe systemen
Je sleept deze onderdelen vanuit de toolbox naar het canvas.
Belangrijk:
De keuze van het juiste type stap bepaalt hoe het proces zich gedraagt.
Een verkeerde stap leidt vaak tot onlogische of vastlopende processen.
Properties panel (rechts)
Het properties panel is waar het proces functioneel klopt of faalt.
Hier stel je per geselecteerde stap in:
- wat deze stap doet
- wie of wat verantwoordelijk is
- welke data gebruikt of aangepast wordt
- welke voorwaarden gelden
Veel fouten ontstaan doordat:
- verplichte instellingen ontbreken
- een stap wel getekend is, maar niet correct geconfigureerd
Een proces is pas af als elke stap logisch én volledig is ingesteld.
Tags in je proces
Bij het ontwerpen van een proces werk je vrijwel altijd met tags.
Tags maken het mogelijk om gegevens uit formulieren, API-calls, het datalake of systeemwaarden te gebruiken in:
- gateways en beslissingen
- e-mails en taakomschrijvingen
- omzettingstabellen
- API-configuraties
Tags zorgen ervoor dat processen dynamisch, herbruikbaar en data-gedreven worden, zonder dat je data handmatig hoeft te kopiëren of vast te leggen.
Wil je begrijpen:
- welke soorten tags er zijn
- waar tags hun data vandaan halen
- welke tags je kunt aanpassen en welke niet
- hoe je tags correct gebruikt en invoegt
Lees dan verder op de pagina:
Een proces ontwerpen - stap voor stap
Stap 1: Begin met de hoofdlijn
Teken eerst alleen:
- het startpunt
- de belangrijkste stappen
- het eindpunt
Behalve de verplichte eigenschappen vul je verder nog niet de inhoud van de stappen in.
Doel: de flow begrijpen, niet alles meteen correct instellen.
Stap 2: Voeg taken en beslissingen toe
Werk de flow verder uit:
- waar is menselijke actie nodig?
- waar gebeurt iets automatisch?
- waar moet het proces een keuze maken?
Gebruik beslissingen alleen als er echt verschillende paden zijn.
Stap 3: Configureer elke stap
Selecteer elke stap één voor één en controleer het properties panel:
- klopt het type stap?
- is duidelijk wie of wat deze stap uitvoert?
- is alle benodigde data beschikbaar?
Dit is het moment waarop een proces betrouwbaar en uitvoerbaar wordt.
Stap 4: Controleer logica en gevolgen
Loop het proces denkbeeldig door:
- wat gebeurt er als dit pad gekozen wordt?
- kan het proces vastlopen?
- wat gebeurt er bij een fout?
Let vooral op:
- beslissingen zonder duidelijk vervolg
- taken zonder uitvoerder
- automatische stappen zonder geldige configuratie
Stap 5: Testen in kleine omgeving
Test het proces met een kleine groep testers om te zien hoe het werkt in de praktijk. Doe dit pas als:
- het proces logisch leesbaar is
- alle stappen zijn ingesteld
- je begrijpt wat er gebeurt bij elke overgang