Formulieren koppelen aan processen
In Odigos kunnen formulieren op twee manieren aan een proces worden gekoppeld:
- Als startmoment van een proces
- Als stap binnen een proces (formuliertaak)
Beide situaties werken anders en hebben verschillende gevolgen voor data en uitvoering.
1. Formulier als startmoment van een proces
Hoe werkt het
Wanneer een formulier is gekoppeld als start van een proces:
- De gebruiker vult het formulier in
- Bij versturen wordt een nieuwe procesinstantie gestart
- De waarden uit het formulier zijn direct beschikbaar als tags in het proces
Als bij het maken van het formulier is gekozen om de data in de database op te slaan, dan worden de gegevens eerst opgeslagen voordat het proces start.
Na verzending:
- Krijgt de gebruiker een bevestigingstekst
- Wordt het formulier leeggemaakt bij herladen
- Start een nieuwe procesinstantie bij opnieuw versturen
Een startformulier kan:
- Meerdere processen starten
- Naast andere startformulieren binnen hetzelfde proces bestaan
Wat gebeurt er met de data
De gegevens uit het formulier:
- Worden toegevoegd aan de procesdata
- Zijn beschikbaar als tags in alle volgende taken
- Kunnen worden gebruikt in logica, notificaties of koppelingen
Belangrijk aandachtspunt
Wijzig een startformulier niet nadat je het proces hebt ingericht.
Omdat elk veld een eigen tag heeft, zullen wijzigingen in veldnamen of structuur ervoor zorgen dat bestaande verwijzingen in taken niet meer werken.
Dit is foutgevoelig.
Best practice is daarom:
Ontwerp eerst het startformulier, daarna het proces.
2. Formulier als stap in het proces (Formuliertaak)
Wat is een formuliertaak
Een formuliertaak is een stap binnen een lopend proces. Deze verschijnt in Interact bij de specifieke gebruiker aan wie de taak is toegewezen.
Kenmerken:
- Toegewezen aan één specifieke gebruiker
- Alleen interne gebruikers
- Verschijnt in Interact
- Kan slechts één keer worden ingestuurd
Na versturen:
- Wordt de taak als afgerond gemarkeerd
- Kan het formulier niet opnieuw worden ingestuurd
- Kan het niet als concept worden opgeslagen
- Kan het niet worden aangepast na indienen
Wat gebeurt er met de data
De verwerking van data hangt af van het onderwerp van de taak.
Als de formuliertaak betrekking heeft op hetzelfde onderwerp als eerdere data:
- Dan worden bestaande waarden overschreven
Als de formuliertaak betrekking heeft op een nieuw onderwerp binnen het proces:
- Dan wordt de data toegevoegd
De velden blijven beschikbaar als tags voor verdere stappen in het proces.
Meerdere formuliertaken
Een proces kan:
- Meerdere formuliertaken bevatten
- Dezelfde formuliertaak meerdere keren gebruiken
- Verschillende formulieren in verschillende stappen gebruiken