Tabellogica en validaties

Dossier is de plek waar opgeslagen formuliergegevens terug te vinden zijn.

Het is geen aparte administratie.
Het is ook geen vervanging van je proces.

Dossier laat zien wat via processen en formulieren is vastgelegd.

Wanneer ontstaat een tabel?

Een tabel ontstaat automatisch wanneer bij een formulier is ingesteld dat de gegevens moeten worden opgeslagen.

Dat is op dit moment de enige manier waarop een tabel wordt aangemaakt.

Dus:

  • Geen formulier met opslag → geen tabel
  • Wel formulier met opslag → automatisch een tabel

Je hoeft zelf geen tabel aan te maken.

Wat zie je in Dossier?

In Dossier zie je:

  • Een overzicht van tabellen
  • Per tabel: rijen en kolommen

Heel eenvoudig uitgelegd:

  • Tabel → het onderwerp (bijvoorbeeld aanvragen of meldingen)
  • Kolommen → de velden uit het formulier
  • Rijen → iedere keer dat het formulier is ingestuurd

Als iemand dus tien keer een formulier invult, zie je tien rijen terug.

Hoe vind je de juiste tabel?

Een tabel hoort altijd bij een formulier dat gegevens opslaat.

De makkelijkste manier om de juiste tabel te vinden:

  1. Bedenk welk formulier is ingevuld.
  2. Zoek in Dossier naar een tabel met dezelfde naam of hetzelfde onderwerp.
  3. Controleer de kolommen — die komen overeen met de velden uit het formulier.

Weet je welk formulier is gebruikt?
Dan weet je vrijwel altijd welke tabel je nodig hebt.

De relatie tussen formulier, proces en Dossier

Zo werkt het samen:

  1. Iemand vult een formulier in.
  2. De gegevens worden opgeslagen (als dat zo is ingesteld).
  3. Eventueel start er een proces.
  4. De opgeslagen gegevens zijn zichtbaar in Dossier.

Belangrijk om te begrijpen:

  • Het formulier is voor invoer.
  • Het proces is voor afhandeling.
  • Dossier is voor beheer van wat is opgeslagen.

Data aanpassen: waar kan dat?

Gegevens kunnen op twee plekken worden aangepast:

  • Binnen het proces (bijvoorbeeld via een formuliertaak)
  • Direct in Dossier

Beide zijn mogelijk.

Wat is verstandig?

Gebruik bij voorkeur het proces als correctie onderdeel is van de normale werkwijze.

Gebruik Dossier vooral als:

  • Er iets eenmalig gecorrigeerd moet worden
  • Je iets moet herstellen

Wat gebeurt er als je iets wijzigt?

Als je een rij in Dossier aanpast:

  • Dan wijzig je de opgeslagen gegevens.
  • Afgeronde taken veranderen niet automatisch.
  • Toekomstige processtappen kunnen wel met de nieuwe gegevens verdergaan.

Daarom geldt:

Wijzig alleen gegevens als je weet waarom je dat doet.

Twijfel je? Dan is aanpassen via het proces meestal de veiligste route.