Data vinden en bewerken
Dossier is het beheersysteem voor alle data die via de Datalake beschikbaar is binnen Odigos.
Dit betekent:
- Data uit formulieren
- Data uit andere Odigos-systemen
- Data uit externe systemen
De Datalake is de bron van waarheid. Dossier is de interface waarmee je deze data kunt bekijken en beheren.
Wat kun je in Dossier beheren
In Dossier kun je bestaande tabellen beheren. Je kunt geen nieuwe tabellen aanmaken vanuit Dossier.
Tabellen kunnen afkomstig zijn van:
- Formulieren (wanneer is ingesteld dat data wordt opgeslagen)
- Andere Odigos-modules
- Externe systemen
Als een tabel gekoppeld is aan een formulier, dan komen de kolommen overeen met de velden van dat formulier.
Het lijstoverzicht
In het lijstoverzicht zie je:
- Alle items in de tabel
- Alle kolommen
- Een zoekveld
- Acties per item
- Een totaalregel onderaan
Zoeken
Via het zoekveld kun je direct filteren op inhoud. Alle items worden tegelijk geladen; er is geen paginering.
Totalen onderaan de lijst
De onderste rij geeft samenvattende informatie per kolom:
- Bij tekstvelden: het aantal ingevulde velden
- Bij getalvelden: de som van alle waarden in die kolom
Dit helpt om snel inzicht te krijgen in volledigheid of totalen.
Nieuw item toevoegen
Je kunt handmatig een nieuw item toevoegen.
Dit gebruik je bijvoorbeeld:
- Voor metadata, zoals opties voor een dropdownlijst
- Voor gegevens die geen onderdeel zijn van een proces
- Voor correcties buiten kernprocessen
Bij handmatig toevoegen:
- Wordt alleen data opgeslagen
- Wordt geen proces gestart
Item bewerken
Je kunt bestaande items bewerken, mits de achterliggende bron dit ondersteunt.
Belangrijk:
Niet elke tabel is bewerkbaar
- Er is geen audit trail binnen Dossier
- Wijzigingen worden direct opgeslagen
Omdat Datalake de bron van waarheid is, worden wijzigingen live zichtbaar in processen.
Let op bij lopende processen
Als een item onderdeel is van een lopend proces, kan bewerken of verwijderen problemen veroorzaken in dat proces.
Denk bijvoorbeeld aan:
- Beslissingen die afhankelijk zijn van waarden
- Koppelingen die specifieke data verwachten
Wees daarom voorzichtig met wijzigingen in actieve data.
Item verwijderen
Verwijderen is permanent.
Er is:
- Geen soft delete
- Geen herstelmogelijkheid
Verwijderen kan impact hebben op lopende processen wanneer het item daar onderdeel van is.
Exporteren
Je kunt een tabel exporteren naar CSV.
Kenmerken van export:
- Alleen CSV-formaat
- Export volgt de huidige filtering
- Geen limiet op aantal items
- Selecteerbare kolommen
Dit maakt het mogelijk om data verder te analyseren in bijvoorbeeld Excel.
Relatie met processen
De Datalake is de bron van waarheid. Dossier is de interface naar die data.
Wanneer data via een formulier wordt opgeslagen:
- Wordt deze zichtbaar in Dossier
- Is deze direct beschikbaar voor processen
Wanneer je data in Dossier aanpast:
- Wordt dit automatisch live zichtbaar in processen
Dit betekent dat Dossier niet slechts een weergave is, maar directe invloed heeft op actieve processen.
Best practices
- Wees terughoudend met wijzigingen in data die onderdeel is van lopende processen
- Gebruik handmatige toevoegingen vooral voor metadata of correcties
- Controleer voor verwijderen of een item in actieve processen wordt gebruikt
- Gebruik export om eerst inzicht te krijgen voordat je grote wijzigingen doet